O que é o 5S

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. O sucesso econômico do país do pós-guerr...

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. O sucesso econômico do país do pós-guerra despertou grande interesse em suas ferramentas de gestão. Nesse cenário, o 5S se destaca como sendo a ferramenta que cria a base física e comportamental para o sucesso de todas as outras.

A criação do "Programa 5S" ou "Técnica dos 5s" é normalmente atribuída ao Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês e principal pregador dos conceitos de qualidade total naquele país. Esta referência deve-se ao fato ter sido o Professor Ishikawa o responsável pela criação do CCQ - Círculo de Controle da Qualidade, cujo princípio era popularizar os conceitos de estatística aplicada à qualidade, através de grupos de trabalhos compostos por funcionários de níveis operacionais. Porém, não existe nenhuma citação nos seus próprios livros sobre esta suposta referência.

Após se transformar numa grande potência econômica, o Japão passou a ser foco de pesquisas por organizações de outros países, desejando conhecer as ferramentas gerenciais utilizadas para justificar os seus grandes ganhos de produtividade (Qualidade Total, Sistema de Produção Just-In-Time – JIT; Manutenção Produtiva Total – TPM; Círculos de Controle de Qualidade – CCQ; o princípio de melhoria contínua – KAIZEN). Porém, todas as organizações japonesas são unânimes em afirmar que o 5S é a base física e comportamental para o sucesso destas ferramentas gerenciais. Desta forma, o 5S passou a ser adotado por várias organizações do mundo, como um pré-requisito dos seus modelos de gestão.

O Programa 5S

O programa 5S é uma ferramenta gerencial que levou esse nome em função das cinco etapas ou “sensos” na qual foi estruturado: Seiri (organização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seitketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina).

5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S. Não é fácil encontrar em outro idioma palavras que têm o mesmo significado de cada termo na cultura nipônica. Por exemplo: Seiri já foi traduzido como seleção, descarte, senso de utilização. Seiketsu aparece como higiene, padronização, senso de saúde.

A tradução utilizando a palavra senso se tornou uma das mais divulgadas no Brasil a partir de meados da década de 1990. Além de iniciar com S, facilitando a didática do 5S, este termo remete ao bom senso, característica de pessoa sensata. A prática do 5S é um bom meio de apurar a sensatez. Com isso, o 5S deixa de ser uma coisa de fábricas, máquinas, ferramentas. Entendido assim, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer lugar, para facilitar a solução de qualquer desafio.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

Seiri - Senso de Organização

Esse senso trata de como identificar e distinguir aquilo que é necessário e o desnecessário para uma organização, tomar decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, a fim de livrar-se do que é desnecessário.

O conceito chave para esse senso refere-se à utilidade. Ao identificar inutilidades, a empresa deve estar atenta às informações e documentos importantes para que os mesmos não sejam descartados. O quadro a seguir mostra como separar e selecionar os itens dentro da técnica estabelecida pelo seiri:

Identificação	Providência
Quando é usado toda hora	Colocar no próprio local de trabalho
Quando é usado todo dia	Colocar próximo ao local de trabalho
Quando é usado toda semana	Colocar no almoxarifado
Quando não é necessário	Descartar ou disponibilizar

Com a utilização desse senso, a empresa poderá usufruir de alguns benefícios, que são:

• A liberação de espaços,
• O reaproveitamento de recursos,
• A re-alocação de excesso de pessoal,
• O combate à burocracia e a diminuição dos custos.
• Diminuição do retrabalho e maior produtividade,
• Otimização do tempo,
• Facilidade do transporte interno, arranjo físico e capacidade de evitar os desperdícios.

O Seiri abrange não só a dimensão profissional, como também a pessoal e a social. Isso significa que o ideal é que esse senso transforme o indivíduo a ponto dele levar esses valores para serem aplicado em casa.

Seiton - Senso de Ordenação

O senso de ordenação trata da organização das coisas nos seus devidos lugares de modo que possa ser utilizado prontamente. Para tanto, é usado o conceito de que o primeiro material que entra é o primeiro que deve sair. A utilização desse senso visa acabar com o desperdício de tempo procurando por objetos. Para auxiliar na organização de objetos, documentos e etc. podem ser utilizados rótulos,
etiquetas ou qualquer outra forma de identificação padronizada.

Com a utilização desse senso a empresa poderá obter alguns benefícios, tais como:

• Rapidez e facilidade na busca de documentos, objetos e ferramentas;
• Redução de acidentes de trabalho como consequência da organização;
• Facilidade na comunicação entre colaboradores;
• Evita a compra de materiais desnecessários;
• Boa apresentação do ambiente de trabalho.

Como o objetivo da ordenação é aumentar a eficiência das atividades desempenhadas na organização, faz-se necessário realizar estudos de tempo, aprimorar e treinar durante o processo de ordenação. O objetivo final da utilização desse senso é permitir o acesso a um determinado item na quantidade desejada, quando e onde desejar. A chave para conseguir isso é perguntar-se o que, quando,
onde, por que, quem e como para cada um dos itens.

Seiso - Senso de Limpeza

Na abordagem do 5S, esse senso refere-se a eliminar todo e qualquer lixo e tudo que for estranho de modo que possa ser inspecionado. Segundo Filho (2003, p.30) “[...] o senso de limpeza não se limita em retirar pó e sujeira. É importante que cada pessoa, após utilizar determinado material ou equipamento, preocupe-se em deixá-lo nas melhores condições de uso”.

Além de manter limpos o local e equipamentos, a limpeza traz outros benefícios. Cria também a oportunidade de inspeção. Até os locais que não estão sujos precisam ser verificados e inspecionados. Quando a limpeza é feita corretamente, tudo passa a funcionar melhor; por isso dissemos que limpar é inspecionar (OSADA,2004 apud Teixeira,2014).

A utilização desse senso pode trazer alguns benefícios para a organização:

• Bem-estar pessoal;
• Manutenção dos equipamentos;
• A prevenção de acidentes;
• Boa impressão causada nos clientes.

Seiketsu - Senso de Padronização

A utilização desse senso permite que a empresa mantenha seu ambiente de trabalho sempre organizado, arrumado e limpo constantemente. Como tal, abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente. A ênfase desse senso está voltada para o gerenciamento visual e na padronização dos 5S. A inovação e o gerenciamento visual são ferramentas utilizadas para atingir as condições padrão, o que permite à empresa agir com maior rapidez.

Do ponto de vista do homem, a higiene tem desdobramentos que vão muito alem da fábrica, estendendo-se também, ao ambiente. Os 5S precisam ser aplicados a borrifos de óleo, poeira, ruído, solventes, substâncias tóxicas e muitas outras coisas encontradas no local de trabalho, a fim de garantir que não o prejudiquem e ao ambiente como um todo (OSADA, 2004, p. 32).
Algumas melhorias podem ser conseguidas segundo Filho (2003) com a utilização desse senso tais como:

• Melhoria no ambiente de trabalho;
• Melhoria da convivência social dentro da empresa;
• Melhoria da imagem da empresa perante o público externo e interno;
• Melhoria do nível de satisfação e motivação de todas as pessoas da organização.

Shitsuke - Senso de Disciplina

Esse senso refere-se à manutenção de todos os outros sensos desde que trabalhando em equipe. Todos os colaboradores devem estar envolvidos nesse ambiente de trabalho onde as atividades desenvolvidas passam a ser guiadas por regras.

O senso de disciplina é “ter os empregados comprometidos com o cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua a nível pessoal e organizacional”. Após a explanação do conceito dos sensos, o quadro abaixo apresenta uma visão geral dos 5S.

Três sensos para o jeito de agir e...

	Senso de Organização (Seiri)
Significado	Distinguir o necessário do desnecessário e eliminar o desnecessário
Objetivos	Estabelecer critérios para eliminar o desnecessário e obedecê-los; Adotar o gerenciamento pela estratificação para definir prioridades; Tratar das causas da sujeira.
Atividades	Eliminar o desnecessário; Tratar das causas da sujeira; Padronização das atividades.
Princípios	Gerenciamento pela estratificação e tratamento das causas.

	Senso de Arrumação (Seiton)
Significado	Definir um arranjo simples que permita obter apenas o que você precisa e quando precisa.
Objetivos	Ambiente de trabalho arrumado; Layout e arrumação eficientes (incluindo qualidade e segurança); Aumento da produtividade através da eliminação do tempo gasto procurando as coisas.
Atividades	Estocagem funcional, baseada nas perguntas o que, quando, onde, por que, quem e como. Prática e competição ao colocar e tirar as coisas dos seus lugares; Local de trabalho e equipamentos em ordem; Eliminar o tempo gasto procurando as coisas.
Princípios	Estocagem funcional e eliminação da necessidade de procurar as coisas.

	Senso de Limpeza (Seiso)
Significado	Eliminar o lixo, a sujeira e os materiais estranhos, tornando o local de trabalho mais limpo. Limpeza como forma de inspeção.
Objetivos	Grau de limpeza compatível com suas necessidades. Eliminação total do lixo e da sujeira; Descobrir os pequenos problemas através de inspeções de limpeza; Compreender que limpeza é inspeção;
Atividades	Aplicar os 5S quando necessário. Limpeza mais eficiente. Limpeza e inspeção de equipamentos e ferramentas.
Princípios	Limpeza como inspeção e graus de limpeza.

...dois sensos para o jeito de ser.

	Senso de Padronização (Seiketsu)
Significado	Manter as coisas organizadas, arrumadas e limpas,incluindo os aspectos pessoais e os relacionados à poluição.
Objetivos	Padrões de gerenciamento para manutenção dos 5S. Gerenciamento visual inovador, para revelar as anormalidades.
Atividades	Gerenciamento visual inovador. Detecção e ação preventivas. Ferramentas (por exemplo, manuais) para manutenção da padronização. Codificação por cores.
Princípios	Gerenciamento visual e padronização dos 5S.

	Senso de Disciplina (Shitsuke)
Significado	Fazer naturalmente a coisa certa.
Objetivos	Participação total no desenvolvimento de bons hábitos e locais de trabalho que sigam as regras. Comunicação e feedback como rotinas diárias.
Atividades	5S’s em um minuto. Comunicação e feedback. Responsabilidade individual. Prática de bons hábitos.
Princípios	Formação de hábitos e um local de trabalho disciplinado.

Experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico da Prefeitura de Belo Horizonte (2009 - Adaptado)

O Programa 5’S pode ser implantado em qualquer empresa/organização atingindo muitos ganhos e economias. Ele promove uma alteração no comportamento das pessoas, proporcionando a reorganização da empresa.

Na GEAL foram obtidos os seguintes resultados:

• Combate ao desperdício, por meio da eliminação de almoxarifados paralelos; 
• Organização do espaço, por meio da redefinição dos layouts e da eliminação do que era desnecessário; 
• Racionalização do tempo, em virtude da facilidade de localização dos objetos e documentos; 
• Redução do stress nas pessoas, por meio da promoção do trabalho em equipe; 
• Padronização de processos e melhoria da qualidade do trabalho, por meio do engajamento dos trabalhadores com os objetivos da organização; 

E ainda:

• Melhoria das relações humanas; 
• Incremento da eficiência; 
• Incentivo à inovação; 
• Autodisciplina. 
• Ambientes mais limpos e organizados; 
• Motivação; 
• Flexibilização nas relações entre o chefe e a equipe.

Como Implantar 

Existem alguns passos básicos para a implantação do Programa 5’S – Modelo GEAL. Na experiÊncia da GEAL, identificou-se esses passos básicos como imprescindíveis para o sucesso do Programa. A implementação é dividida basicamente em duas partes: Implantação e Sustentação.

Fase de Implantação:

1. Criação da comissão de implantação: equipe responsável pela elaboração da metodologia de implantação do programa na organização e devendo se reunir periodicamente;

2. Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a comissão de implantação deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantação, e focos de melhoria;

3. Preparação do Lançamento do Programa: esse é o momento de acertar os últimos detalhes antes do lançamento do programa para todos os servidores. É interessante criar um clima de suspense também, a fim de motivar os servidores e prepará-los para a hora da implantação dos sensos. Um evento marcante deve ser produzido para apresentar o Programa 5’S;

4. Implantação Senso a Senso: os Sensos devem ser primeiramente apresentados à equipe, explicando seus objetivos, resultados esperados e caminhos a serem seguidos. Logo depois deve ser feita a implantação propriamente dita;

5. Realização da autoavaliação: previamente às reuniões, peça a todos os servidores que realizem uma avaliação de seu órgão, tomando por base o “Formulário Padrão de Avaliação”. Essa avaliação deve ser relativa aos sensos que serão detalhados na Implantação Senso a Senso. A mesma lista deve ser novamente avaliada por todos depois de implantado cada senso;

6. Ajustes Finais: deve-se definir um local específico para o descarte dos materiais desnecessários, a “Área de Descarte” e garantir que o registro por foto ou vídeo foi realizado.

Fase de Sustentação:

1. Criação da Comissão de Qualidade 5’S:  a Comissão de Implantação encerra suas atividades assim que a fase de implantação é encerrada. A partir daí, a Comissão de Qualidade 5’S assume a condução do programa. Esta última comissão é composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Eles têm papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações;

2. Avaliação dos 5 Sensos:  após implantados os sensos, eles serão avaliados. A avaliação terá como base o Formulário de Avaliação, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos pro senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas;

3. Critérios de Pontuação e Certificação: São dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S. Na soma dos pontos as unidades podem receber Certificados Ouro, Prata ou Bronze dependendo de seu desempenho;

4. Reinicio do Ciclo: No mês seguinte, o processo é reiniciado, a partir da Fase de Sustentação, seguindo novamente o cronograma mensal da Comissão de Qualidade.

Outro exemplo de como fazer o 5s pode ser visto no Programa IFSC 5S (Instituto de Física de São Carlos - USP)

Fontes:

• TEIXEIRA, Marcos Erick Noronha. APLICAÇÃO DE UM SISTEMA 5S PARA LIMPEZA DE RESÍDUOS SÓLIDOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL. 2014. Disponível em: <https://www.dropbox.com/sh/migtjexrqed24no/AACgEHZQ6U4aDBz_s9j9s3Qxa/APLICAÇÃO DE UM SISTEMA 5S PARA LIMPEZA DE RESÍDUOS SÓLIDOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL- TCC2_MARCOS_VF (2).docx.pdf>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• SOLUÇÕES CRIATIVAS (Brasil - Belo Horizonte - Mg). O que é 5S. 2014. Disponível em: <http://5s.com.br/2/o-que-e-5s.php>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• PREFEITURA DE BELO HORIZONTE (Belo Horizonte - Mg). PROGRAMA 5S GEAL: COMO IMPLANTAR. 2009. Disponível em: <http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/ecp/comunidade.do?evento=portlet&app=programa5sgeal&tax=17143&pg=6981&taxp=0&>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• CAMPOS, Wemerson. Qual a origem do 5S? 2009. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/qual-a-origem-do-5s/28464/>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• AILDEFONSO, Edson Costa. PROGRAMA 5 S: A busca da qualidade de vida com os novos 5’S. 2014. Disponível em: <http://disciplinas.stoa.usp.br/pluginfile.php/224761/mod_resource/content/1/Gestao 5s.pdf>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• GODOY, Leoni Pentiado; BELINAZO, Denadeti Parcianello; PEDRAZZI, Fernanda Kieling. GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL E AS CONTRIBUIÇÕES DO PROGRAMA 5S’s. 2001. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2001_TR21_0144.pdf>. Acesso em: 05 mar. 2015.
• RIBEIRO, Haroldo. 5S em quadrinhos. 21. ed. Salvador: Casa da Qualidade Editora, 1995. 47 p.

[Visto no Brasil Acadêmico]